Ein Team haben klingt fancy. Klingt nach großem Business. Nach Büro und Meetings.
Vergiss das.
Dein "Team" sind vielleicht 3 Freelancer, die du nie persönlich triffst. Die in verschiedenen Zeitzonen leben. Die du über WhatsApp managst.
Und trotzdem: Sie sind dein Game-Changer.
Lass uns darüber reden, wie du von "Ich mach alles selbst" zu "Ich hab Leute dafür" kommst.
Die 3 Kern-Rollen
Du brauchst nicht 20 Leute. Du brauchst die richtigen Leute.
1. Der Editor
Editiert deine Bilder/Videos. Macht sie verkaufbar.
Was er macht:
- Farbkorrektur
- Retusche (Hautunreinheiten, Hintergrund-Cleanup)
- Filter/Presets anwenden
- Video-Schnitt (falls du Videos machst)
Was du brauchst:
- Technische Skills (Lightroom, Photoshop, Premiere Pro)
- Verständnis für deinen Style
- Schnelle Turnaround-Zeit
2. Der Virtual Assistant (VA)
Dein operativer Arm. Macht die Daily-Grind-Arbeit.
Was er macht:
- Posten auf Social Media (mit Tools wie Later/Buffer)
- DMs beantworten (Standard-Fragen)
- Hashtag-Research
- Analytics tracken
- Kundenlisten pflegen
Was du brauchst:
- Zuverlässigkeit (er muss täglich liefern)
- Gute Kommunikation (Englisch meist ausreichend)
- Grundverständnis für Social Media
3. Der Manager (optional, für Fortgeschrittene)
Wenn du wirklich skalierst: Jemand, der dein Business managt.
Was er macht:
- Koordiniert Editor & VA
- Plant Content-Strategie
- Handled komplizierte Kunden
- Optimiert Prozesse
Was du brauchst:
- Business-Verständnis
- Leadership-Skills
- Proaktiv, nicht reaktiv
Aber ehrlich? Fang mit Editor + VA an. Manager kommt später (wenn überhaupt).
Schritt 1: Definiere, was du brauchst
Bevor du jemanden einstellst: Was soll er genau machen?
"Ich brauch Hilfe" ist zu vague.
Besser:
- "Ich brauche jemanden, der täglich 20 Bilder editiert (Lightroom, warmer Ton, Beispiel anbei)"
- "Ich brauche jemanden, der 3x täglich auf Instagram postet und 50+ DMs beantwortet"
Schreib eine Job Description:
- Aufgaben: Was genau soll gemacht werden?
- Tools: Welche Software wird genutzt?
- Zeitaufwand: Wie viele Stunden/Woche?
- Bezahlung: Pro Stunde oder Flat-Rate?
Je klarer du bist, desto bessere Leute findest du.
Schritt 2: Wo findest du sie?
Wir haben das im letzten Kapitel kurz angerissen. Hier mehr Details:
Für Editoren:
- Fiverr: Suche "photo editing", check Portfolio & Reviews
- Upwork: Post nen Job, lass Leute sich bewerben
- Instagram: Suche #freelanceeditor, kontaktiere direkt
- Behance / Dribbble: Portfolios von Kreativen
Für VAs:
- OnlineJobs.ph: Spezialisiert auf philippinische VAs (günstig, gut)
- Upwork: Größere Auswahl, teurer
- Facebook-Gruppen: "Virtual Assistant Jobs", "Freelance Social Media"
Für Manager:
- Meist aus deinem Netzwerk oder via Upwork
- Brauchst du wahrscheinlich erst ab 5k+/Monat Umsatz
Schritt 3: Der Hiring-Prozess
Du postest nen Job. Bekommst 50 Bewerbungen. Und jetzt?
Phase 1: Screening
Eliminiere die Offensichtlichen:
- Keine Portfolio? Weg.
- Schlechte Kommunikation? Weg.
- Zu teuer für dein Budget? Weg.
Bleiben vielleicht 10 Kandidaten.
Phase 2: Test-Aufgabe
Gib jedem eine kleine, bezahlte Test-Aufgabe.
- Editor: "Edit diese 5 Bilder in meinem Style (Beispiele anbei)"
- VA: "Plane 3 Instagram-Posts mit Captions & Hashtags"
Bezahl fair (10-20€ für den Test). Du siehst sofort:
- Qualität der Arbeit
- Geschwindigkeit
- Wie sie mit Feedback umgehen
Phase 3: Probemonat
Die Top 2-3 Kandidaten? Gib jedem einen Probemonat.
"Wir testen für 4 Wochen. Dann entscheiden wir, ob's passt."
Nach 4 Wochen: Keep den Besten, bedank dich höflich bei den anderen.
Schritt 4: Onboarding — so geht's richtig
Du hast jemanden gefunden. Glückwunsch.
Jetzt kommt der wichtigste Teil: Onboarding.
Die meisten fucken das ab. Sie sagen "Mach mal" und wundern sich, warum's nicht läuft.
Das brauchst du:
1. Welcome Doc
Ein Google Doc mit allen Infos:
- Was ist dein Business?
- Was ist ihre Rolle?
- Welche Tools nutzt ihr?
- Wie läuft Kommunikation? (WhatsApp? Slack? Email?)
- Wann sind Deadlines?
2. SOPs (Standard Operating Procedures)
Schritt-für-Schritt Anleitungen für alles:
- "Wie editierst du ein Bild?" (Screenshots, Beispiele)
- "Wie postest du auf Instagram?" (Timing, Hashtags, Caption-Struktur)
- "Wie beantwortest du DMs?" (Vorlagen für häufige Fragen)
Klingt nach Arbeit? Ist es. Aber: Einmal machen, für immer nutzen.
3. Loom-Videos
Anstatt alles zu schreiben: Nimm Screen-Recordings auf.
"Schau, so editiere ich ein Bild." (5-Min-Video)
"So poste ich auf Instagram." (3-Min-Video)
Loom.com ist kostenlos. Super easy.
4. Erste Woche: Daily Check-Ins
Jeden Tag kurz callen/chatten:
- "Wie läuft's?"
- "Was ist unklar?"
- "Brauchst du was?"
Nach Woche 1: Weekly Check-Ins reichen.
Schritt 5: Management — ohne Mikromanagement
Du hast jetzt Leute. Wie managst du sie, ohne 24/7 zu kontrollieren?
1. Klare Erwartungen
Was soll bis wann fertig sein?
- "20 Bilder editiert bis Freitag 18 Uhr"
- "3 Posts täglich, gepostet um 10, 14, 18 Uhr"
2. Tools für Transparenz
- Trello / Asana: Alle Tasks sichtbar. Du siehst sofort, was erledigt ist.
- Google Drive: Shared Folders für Bilder, Docs, etc.
- Toggle: Time-Tracking (falls du per Stunde zahlst)
3. Weekly Reviews
Einmal/Woche: 30-Min-Call.
- Was lief gut?
- Was lief schlecht?
- Was ändern wir?
4. Trust, but verify
Vertraue deinem Team. Aber check trotzdem.
Nicht jeden Post. Aber: Stichproben.
Random ein Bild checken. Random nen Post ansehen.
Wenn's konstant gut ist: Weniger checken. Wenn Probleme auftauchen: Mehr involvieren.
Wie viel zahlst du?
Das hängt von Location, Skill-Level und Aufgaben ab.
Editor:
- Per Bild: 0,50€ - 3€ (je nach Komplexität)
- Per Set: 5€ - 50€ (10-20 Bilder)
- Monatlich: 200€ - 800€ (für regular Work)
VA:
- Philippinen: 3-8€/Std (400-800€/Monat Full-Time)
- Osteuropa: 10-15€/Std (1200-1800€/Monat Full-Time)
- Deutschland/USA: 20-40€/Std (nicht zu empfehlen für Start)
Manager:
- 1000€ - 3000€/Monat (je nach Verantwortung)
Tipp: Fang mit Part-Time an.
VA für 20 Std/Woche (200-400€/Monat) statt Full-Time. Teste. Skaliere dann.
Red Flags — wann du jemanden feuern solltest
Nicht jeder funktioniert. Und das ist ok.
Feuern, wenn:
- Konstant schlechte Qualität: Trotz Feedback keine Verbesserung
- Unzuverlässig: Deadlines werden regelmäßig verpasst
- Schlechte Kommunikation: Antwortet nicht, misversteht ständig
- Kein Engagement: Macht nur das Minimum, null Proaktivität
Wie feuerst du richtig?
Sei direkt, aber höflich:
"Hey, danke für deine Arbeit. Leider passt's nicht so, wie ich gehofft hatte. Ich beende unsere Zusammenarbeit. Hier's deine letzte Zahlung."
Keine langen Erklärungen. Keine Drama.
Es ist Business. Manchmal passt's nicht. Move on.
Skalieren: Von 1 zu 5 Leuten
Am Anfang: 1 Editor, 1 VA. Das reicht.
Wenn du wächst (5k+/Monat):
- 2. VA: Einer für DMs, einer für Posting
- Video-Editor: Falls du Videos machst
- Customer Support: Für komplexere Kundenanfragen
- Manager: Koordiniert alle (optional)
Aber ehrlich? Die meisten brauchen nicht mehr als 2-3 Leute.
Der psychologische Shift
Das Härteste am Team-Building ist nicht das Finden von Leuten.
Es ist das Loslassen.
Du hast alles selbst gemacht. Du weißt, wie's geht. Und jetzt soll jemand anders...?
Ja.
Und sie werden's anders machen. Vielleicht nicht perfekt. Vielleicht 80% so gut wie du.
Aber: Wenn sie 80% so gut sind wie du, aber es dich 0% deiner Zeit kostet...
...ist das ein Win.
Perfektionismus ist der Feind von Skalierung.
Real-Life Beispiel
Lisa macht 3k/Monat Solo. Arbeitet 60 Std/Woche.
Sie hired:
- Editor (Fiverr): 30€/Woche (120€/Monat)
- VA (OnlineJobs.ph): 20 Std/Woche (320€/Monat)
Kosten: 440€/Monat.
Ergebnis nach 3 Monaten:
- Arbeitszeit: 25 Std/Woche (statt 60)
- Umsatz: 5.2k/Monat (statt 3k)
- Netto (nach Team-Kosten): 4.760€
Sie hat mehr verdient und weniger gearbeitet.
Wie? Weil sie ihre 25 Stunden für High-Value-Aktivitäten nutzt:
- Premium Custom Content
- VIP-Kundenpflege
- Neue Plattformen testen
Der Rest? Läuft automatisch.
Zusammenfassung
Ein Team zu haben klingt kompliziert. Ist es aber nicht.
Fang klein an: 1 Editor, 1 VA. Das reicht für den Anfang.
Definiere klar, was sie machen sollen. Schreib SOPs. Nutze Tools.
Und vor allem: Lass los.
Du musst nicht alles selbst machen. Du solltest nicht alles selbst machen.
Deine Zeit ist für Strategy. Für Creation. Für die Dinge, die nur du machen kannst.
Alles andere? Dein Team.